調整HACKS
山本ゆうごです。
調整さんをたたみラボ時代にリリースしてから、だいぶたちますが、知らない人からの調整も調整さんでくるようになったりしてちょっとうれしかったりします。すくなくともメールで日程調整をするよりは便利。
ところが、調整ということそのもののHOWTOを知らないと調整さんを使ってもうまくいきません。そこで個人的な調整の基本をさらします。イメージとしては仕事上のミーティングや飲み会の調整をイメージしています。
こんな調整さん使いはダメだぁ
めちゃくちゃ候補が多い。
あまりに候補が多いと、調整される方は迷惑です。
単に入力が面倒ということにとどまりません。「ここOKです」とした日には予定が入れれないのです。あなたに時間を「ブロック」させてあげれるのは一部です。
なので、候補が多くても、○をつけれるのは、「ほかの予定がきっと入らないであろう一部」です。そうなると10個も候補があると、みんなが合う日なんてほとんどないでしょう。ｌ
調整する自分が×の日を候補に入れている
調整をするあなたはおそらく幹事なのでしょうから、そもそも自分が参加できない日を候補に入れるのがおかしい。
受け取った人は、「こいつ自分がいない前提で誘っているのか？」と思います。
明らかにダメな日を入れてる
業務上の調整であるにもかかわらず、なぜか土日が入っていたりします。ついうっかり入れちゃったんでしょう。祝日なども見落としがちです。
少なくとも自分の手帳やカレンダーをみて、平日をピックアップしましょう。
同じ会社であれば、明らかに何らかの会議体とかぶっているのならそれは避けた方がいいでしょう。みんなの無駄な「×」を減らすことができます。
会社にもよりますが、20：00からのミーティングというのも、ありえないでしょう。プライベートタイム（あったとしても作業時間）です。プライベートタイムに「押しやられた」というのであれば、きっとその予定は重要ではない証です。
出席者が多すぎる
ものすごい人数を調整さんで調整しようとしているケースがあります。時々「たくさんの人を並べたい」というニーズが来たりします。
しかし確率から言っても同じ日に○がつくわけがありません。
アンケート的に使っているのならともかく、これで出席が決まるとなると、「人を集める」という調整の目的は達成できません。受け取った人は「幹事にやる気がない」というメッセージが伝わります。
キーマンを調整さんで調整している
この例では、キーマン（そのミーティングや会合にいなくてはならない人）の予定で×があります。
調整さんでは、みんな平等に扱っていますが、キーマンは調整さんのようなもので調整しちゃいけない。
キーマンの予定はあらかじめブロックしておいて、キーマンがいけるとわかっているところを残りのメンバーで調整しましょう。
ということでオススメの調整方法
- まずキーマンの予定をブロック（仮押さえ）する
- 絶対出席してほしい人の予定を確保「ブロック」します。偉い人でしょうから、調整をするということ自体が難しい。直接会ってでも、予定を確保しましょう。また、偉い人なので「来てほしい」ということを真摯に伝えることが必要です。
- その後の調整のしやすさと偉い人の忙しさのバランスをみて、２～３くらいの予定をブロックするのがいいでしょう（そして出来るだけ速やかに調整してお返しする）
- もちろんキーマンには「自分」も入ります。自分のカレンダーを手元におきながら、幹事としての準備も考えてキーマンの予定をブロックしましょう。
- カレンダーのシェアをうまく使う
- Googleカレンダーの共有機能やグループウェアをうまく使いましょう。つまり調整さんを使わずに済ませる仕組みがあるのだからそっちを使った方がいいです。シェアするところでちょっと手間かもしれませんが、そっちの方があとあと早いです。
- 広報≒お願いする
- 調整というのは単に「みんなの予定のANDをとる」ことではありません。予定が埋まっているかどうか？という質問には、かならず何らかの予定が埋まっているに決まっています。アポだけではなく、作業時間、プライベート、休み時間、すべては「埋まる」時間です。それらの活動を「押しのけてでも」来てほしいということをお願いしなくちゃいけません。
- 相手にも来る意義が伝わるように、ミーティングや飲み会のテーマをちゃんと広報します。「あぁそれならいかなくちゃなぁ」と思わせればOK。
- したがって、早めに広報するのが得策です。あまりに早いと忘れちゃうのと「そんなに早くからブロックされると予定が立てられない」という不満もでるでしょう。2週間くらい前から調整を初めて、できるだけ速やかにfixさせるというのがいいでしょう。
- 規模が大きい（例えば「社員総会」）イベントの場合は、有無を言わさず早めに広報されて必出席です。大事なミーティングであることが伝わればそもそも予定を聞く必要さえないのです。「結婚式」もそうですね。
- リマインダーもつける
- 早めに調整をすると、「忘れられる」というリスクがあります。そこで、前日にはリマインダーで改めてお知らせしておきましょう。１週間以上のメールなんぞ探し出せない人も多いでしょうから、時間と場所を再度お知らせします。
- この場合にすっかり忘れて別の予定を入れられてしまっている可能性もあるのですが、「約束してますよね」という念押しと、大事なミーティングであることが伝わるだけのアジェンダを送ります。そうやってこっちの予定を優先してもらう努力をします。
- 調整は「会う」ための時間の奪い合いであるということです。あえることを楽しみにして、それがわかるようにしましょう。
ということで、カレンダー系のツールは充実しても、誰かが誰かに会うとうこと自体はそんな機械的なもんじゃない。
「時間」というのは誰にとっても平等に有限な資源です。それを差し出していただくということのことの重要さを理解した上で、「もっとよりよい時間の使い方を提示します」という姿勢を見せましょう。姿勢を見せるだけじゃなくて、本当によい時間にすることも必要です。
